Qu'est-ce que l'archivage des documents ? Définition

L'archivage consiste à faire un tri, du classement et du rangement dans vos différents documents. Les documents archivés permettent de garder une trace écrite d'une l'activité. Une fois les documents rangés, ils peuvent être stockés et utilisés jusqu'à une date précise, c'est ce qu'on appelle l'archivage. Cette technique permet de faire le rangement dans vos dossiers et permet une meilleure organisation. Il existe plusieurs technique d'archivage : par ordre numérique ou par ordre alphabétique.

Archivage administratif : Combien de temps garder les papiers ?

Le saviez-vous ? La conservation des documents de société est une obligation réglementaire. La durée de conservation des documents administratifs et commerciaux varie de 10 à 30 ans. Il est donc important de bien choisir ses fournitures d'archivage !

Pourquoi faire de l'archivage ? Archivage numérique, électronique et papier

Tout d'abord, la première raison qui explique l'archivage est la législation. En effet, la loi impose aux entreprises de conserver leurs données et leurs archives pendant une période déterminée, pouvent aller jusqu'à 30ans. Dans un second temps l'archivage est également un gain de temps. En effet, lorsque vous conservez des documents pendants plusieurs années, les fichiers s'empilent. Par conséquent, cela devient rapidemment impossible de s'y retrouver et de ressortir un document le moment venu. Pour finir, d'un point de vue technique il est toujours plus intéressant de conserver des archives d'activités ou des preuves.

Comment bien organiser ses documents ?

Packdiscount vous donne ses conseils pour l’archivage et le classement de vos documents papiers !

• Astuce n°1 : Dans un premier temps, utilisez des boites archives, des caisses de rangements, des caissettes ou des porte-revues pour organiser vos documents.
• Astuce n°2 : Dans un second, choisissez le mode d’identification des documents qui vous convient le mieux : optez pour le trie par ordre alphabétique ou par thème, afin de ranger et trouver facilement vos archives au bureau.
• Astuce n°3 : Troisièmement, répartissez vos dossiers par catégories.
• Astuce n°4 : Pour finir, utilisez un code couleur sur votre boite-archive ou votre caisse de rangement, afin de distinguer plus facilement vos dossiers.

Comment bien archiver ses documents ? Comment faire l'archive d'un dossier ?

Pour un meilleur archivage de vos documents papiers, fichiers et dossiers suspendus, le spécialiste de l’emballage vous propose une gamme complète de fournitures de bureau et de petites fournitures scolaires à petits prix. Parmi les fournitures d’archivage et de classement disponibles sur notre site internet, faites votre choix parmi différents types de : boîtes archives, caisses de rangement ou encore nos classeurs. Nos fournitures de rangement peuvent être utilisées pour organiser et gérer vos bureaux et votre espace de travail, ou fournir vos clients. Notre gamme d’archivage et de classement saura ravir vos besoins afin de gérer votre espace bureau ! Vous pourrez protéger soigneusement vos documents et fichiers, puis vous gagnerez du temps pour les retrouver.

Retrouvez une large sélection de supports de classement, indispensables au quotidien afin d'améliorer l’accès à vos archives et optimiser votre espace de travail. Ils sont destinés aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers. Dans le milieu professionnel, l’archivage est nécessaire pour l’organisation des documents d’entreprise : comptabilité, secrétariat ... Dans la vie de tous les jours, les fournitures de classement vous aideront au rangement de vos papiers officiels (factures, documents scolaires ...).

La boîte archive : Comment classer et archiver les documents ?

Pour répondre à vos besoins, nous vous proposons nos différentes et dernières solutions :

• La boîte-archives : Elle est une bonne solution simple, économique et esthétique pour classer vos dossiers. Les boîtes archives blanches, fabriquées en carton ondulé recyclé, sont entièrement recyclables et répondent aux besoins du développement durable. Elle existe en deux dimensions : 10cm ou 20cm.
• Les conteneurs : Vous trouverez également des containers en carton pour ranger jusqu’à 5 boîtes d’archives. Ils permettent un gain de place et une meilleure protection de vos archives. 
• Les caisses de rangement : Nous proposons des articles complémentaires comme nos modules de classement. Très résistant, le module est indéformable, anti-rayures et antistatique, vous garantissant une utilisation longue durée. Doté de quatre tiroirs de la couleur de votre choix, il vous sera possible de classer jusqu'à 1800 feuilles.

Pour optimiser l'aménagement et l'organisation de vos bureaux, nous mettons à votre disposition une gamme complète d'équipement d'aménagement, tels que des porte-revues, des caissettes à courrier, des pochettes, etc.